En Colombia las agencias de aduanas se clasifican en cuatro niveles. La diferencia entre ellos es doble: dónde pueden operar y qué operaciones pueden agenciar. Los niveles 1 y 2 trabajan en todo el territorio nacional; los niveles 3 y 4 solo en una jurisdicción aduanera específica. Y el nivel 1 es el único que puede atender las operaciones que la DIAN reserva expresamente para él. El nivel también refleja el tamaño de la agencia, porque cada uno exige un patrimonio líquido y una garantía distintos.

Esta clasificación está regulada hoy por el Decreto 1165 de 2019, la regulación aduanera vigente. Si encuentras artículos que citan el Decreto 390 de 2016, están desactualizados: el Decreto 1165 de 2019 entró en vigencia el 2 de agosto de 2019 y derogó el Decreto 2685 de 1999, el Decreto 390 de 2016 (salvo el primer inciso de su artículo 675), los títulos II y III del Decreto 2147 de 2016 y el Decreto 349 de 2018. Después ha sido modificado, entre otros, por el Decreto 360 de 2021 y el Decreto 659 de 2024.

Qué es una agencia de aduanas y qué hace

Una agencia de aduanas es una persona jurídica autorizada por la DIAN para ejercer el agenciamiento aduanero. Es una actividad auxiliar de la función pública aduanera, de naturaleza mercantil y de servicio, cuyo propósito es garantizar que las operaciones de importación, exportación y tránsito cumplan la normativa.

En la práctica, la agencia es quien firma como declarante ante la DIAN. Ella clasifica arancelariamente la mercancía, liquida los tributos, radica las declaraciones, atiende las inspecciones y responde por lo declarado. Por eso el nivel de la agencia no es un dato decorativo: define si tu operación puede ser atendida y con qué respaldo patrimonial.

Tabla comparativa de los cuatro niveles

El artículo 41 del Decreto 1165 de 2019 delimita el alcance territorial y funcional de cada nivel. El artículo 36 fija los requisitos generales, entre ellos el patrimonio líquido mínimo, expresado en UVT (Unidad de Valor Tributario), que se actualiza cada 31 de diciembre según la UVT vigente.

Nivel	Dónde puede operar	Qué operaciones puede agenciar	Patrimonio líquido mínimo	Garantía
Nivel 1	Todo el territorio nacional	La totalidad de las operaciones de comercio exterior, incluidas las que la DIAN reserva a este nivel	158.700 UVT	48.329 UVT
Nivel 2	Todo el territorio nacional	Todas las operaciones sin limitación de agenciamiento, es decir, salvo las reservadas al nivel 1	19.869 UVT	24.164 UVT
Nivel 3	Una sola jurisdicción aduanera: Bucaramanga, Cartago, Cúcuta, Ipiales, Maicao, Manizales, Pereira, Riohacha, Santa Marta, Urabá, Valledupar u otras que establezca la DIAN	Todas las operaciones sin limitación de agenciamiento	6.461 UVT	12.082 UVT
Nivel 4	Una sola jurisdicción aduanera: Arauca, Inírida, Leticia, Puerto Asís, Puerto Carreño, San Andrés, Tumaco, Yopal u otras que establezca la DIAN	Todas las operaciones sin limitación de agenciamiento	1.995 UVT	12.082 UVT

Para traducir esas cifras a pesos hay que multiplicarlas por la UVT del año. Con la UVT de 2026, fijada por la DIAN en 52.374 pesos, el patrimonio líquido mínimo del nivel 1 ronda los 8.311 millones de pesos, el del nivel 2 los 1.040 millones, el del nivel 3 los 338 millones y el del nivel 4 los 104 millones. Como la UVT cambia cada año, la DIAN publica en su portal el cuadro anual de valores de patrimonio y garantías para usuarios aduaneros: esa es la fuente que conviene consultar antes de tomar cualquier decisión.

Un dato que suele pasarse por alto: si el patrimonio líquido de la agencia se reduce en más del 20 %, la autorización se cancela. Existe una excepción temporal, más flexible, para agencias de niveles 3 y 4 que operan en Cúcuta, Maicao y Arauca mientras persista la situación de irregularidad fronteriza con Venezuela.

Qué cambia para tu operación según el nivel

Si eres importador o exportador, el nivel te afecta en cuatro frentes concretos:

Cobertura geográfica. Si tu carga entra por Cartagena y sale por Ipiales, o si mueves contenedores por Buenaventura y Barranquilla en la misma temporada, necesitas una agencia de nivel 1 o 2. Una de nivel 3 o 4 solo puede actuar dentro de su jurisdicción.
Tipo de mercancía y régimen. Las operaciones que la DIAN reserva al nivel 1 solo puede atenderlas ese nivel. Si tu producto o tu régimen cae ahí, la decisión ya está tomada.
Respaldo patrimonial. La garantía es la que responde por tributos y sanciones si algo sale mal en la declaración. A mayor nivel, mayor respaldo.
Capacidad operativa. El nivel 1 debe garantizar el servicio de agenciamiento en todo el territorio nacional, en los horarios que fije la DIAN, en puertos, aeropuertos y pasos fronterizos. Eso importa cuando llega un buque un viernes en la tarde.

Requisitos generales para ser agencia de aduanas

Además del patrimonio y la garantía, el Decreto 1165 de 2019 exige a toda agencia, sin importar su nivel:

Ser persona jurídica debidamente constituida y registrada, con el agenciamiento aduanero como objeto social principal.
Estar inscrita en el RUT con la actividad correspondiente y encontrarse al día en sus obligaciones con la DIAN.
Contar con personal idóneo y acreditado ante la DIAN para ejercer el agenciamiento.
Disponer de instalaciones físicas y de la infraestructura informática necesaria para conectarse a los servicios electrónicos de la entidad.
Adoptar y cumplir un código de ética y contar con sistemas de gestión del riesgo de lavado de activos y contrabando.
No estar incurso, ni sus socios y representantes, en las causales de inhabilidad previstas en la norma.

Cómo elegir la agencia de aduanas adecuada

El nivel es el filtro inicial, no el único criterio. Antes de contratar, conviene revisar:

Que el nivel cubra tu ruta. Haz el ejercicio con todos los puertos y pasos fronterizos que usas, no solo con el principal.
Experiencia en tu partida arancelaria. Una agencia que ya clasificó tu tipo de producto comete menos errores y discute mejor una controversia de clasificación.
Capacidad de respuesta en inspección. Pregunta si tienen personal propio en el puerto por donde entra tu carga. La diferencia entre atender una inspección el mismo día o dos días después se paga en almacenaje.
Manejo de regímenes especiales. Si vas a usar tránsito aduanero, zona franca o declaración de tránsito aduanero (DTA), verifica que lo hagan de forma habitual.
Estado de la autorización. Confirma que la agencia figure como autorizada y vigente en el listado que publica la DIAN, y con qué nivel exacto.

Vale la pena distinguir figuras que se confunden a diario: la agencia de aduanas no es lo mismo que el agente de carga o el operador logístico. La primera declara ante la DIAN; los segundos organizan el transporte y la consolidación. En muchas operaciones intervienen ambos, y coordinarlos bien es parte del trabajo de logística internacional.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia real entre una agencia de nivel 1 y una de nivel 2?

Ambas pueden operar en todo el territorio nacional. La diferencia es que el nivel 1 puede agenciar la totalidad de las operaciones de comercio exterior, incluidas las que la DIAN reserva a ese nivel, y responde con un patrimonio y una garantía considerablemente mayores.

¿Una agencia de nivel 3 puede atender mi carga en Buenaventura?

No, salvo que esa jurisdicción esté dentro de su autorización. Los niveles 3 y 4 operan exclusivamente en una sola jurisdicción aduanera de las administraciones que la norma les asigna. Para carga que entra por Buenaventura necesitas una agencia autorizada para esa jurisdicción o de nivel 1 o 2.

¿Estoy obligado a usar una agencia de aduanas para importar?

Depende del valor y del tipo de operación. La regulación aduanera define en qué casos la declaración debe presentarse a través de una agencia y en cuáles el importador puede actuar como declarante directo. Consúltalo con tu asesor antes de embarcar, porque condiciona los tiempos del despacho.

¿Dónde verifico que una agencia de aduanas está autorizada?

En el portal de la DIAN, en la sección de usuarios aduaneros, donde se publica el listado de agencias autorizadas con su nivel y su estado. Es una verificación de dos minutos que evita problemas mayores.

¿Cuánto patrimonio exige cada nivel en pesos?

El monto está fijado en UVT (158.700, 19.869, 6.461 y 1.995 UVT para los niveles 1 a 4), de modo que el valor en pesos cambia cada año con la UVT. La DIAN publica anualmente el cuadro de patrimonio y garantías para usuarios aduaneros: ahí está la cifra exacta vigente.

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