Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Marco Legal e Introducción

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, sus normas complementarias y demás disposiciones vigentes sobre protección de datos personales en Colombia, ECONTAINERS S.A.S. establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Esta política define los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás formas de tratamiento de los datos personales de clientes, prospectos, proveedores, colaboradores y demás personas con quienes tenemos relación comercial o contractual.

2. Responsable del Tratamiento

Razón Social: ECONTAINERS S.A.S.

NIT: 900.641.692-1

Domicilio: Av Cra 45 # 106-71 Torre Econtainers Piso 7, Bogotá D.C., Colombia

Teléfono: (601) 744 0909

Correo electrónico (PQRS de datos): [email protected]

Sitio web: https://econtainers.co

3. Definiciones Clave

• Dato personal: información vinculada a una persona natural que la identifica o la hace identificable.
• Dato sensible: datos que afectan la intimidad o cuyo uso puede generar discriminación (origen racial, salud, vida sexual, biometría, creencias religiosas o políticas, entre otros).
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Encargado: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Aviso de privacidad: comunicación al Titular sobre la existencia de esta política y las finalidades del tratamiento.

4. Principios del Tratamiento

El tratamiento de datos se rige por los siguientes principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada sujeta a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.
• Libertad: solo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal.
• Veracidad: los datos deben ser exactos, completos y actualizados.
• Transparencia: el Titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso restringido: solo personas autorizadas pueden tratar los datos.
• Seguridad: medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para proteger los datos.
• Confidencialidad: obligación de guardar reserva sobre los datos tratados, incluso después de finalizada la relación.

5. Datos Personales que se Recolectan

a) Clientes y prospectos (formularios web, cotizaciones, contratos):

• Nombre completo y/o razón social
• Documento de identidad / NIT
• Correo electrónico, teléfono, dirección postal
• Ciudad, departamento y país
• Cargo, empresa y sector económico
• Historial de comunicaciones y cotizaciones
• Datos de geolocalización aproximada (país, ciudad, región) derivados de la dirección IP pública

b) Datos recolectados automáticamente al navegar por el Sitio:

• Dirección IP
• Tipo de dispositivo, sistema operativo y navegador
• Páginas visitadas, duración de la visita y acciones realizadas
• Cookies y tecnologías similares (ver Política de Cookies)

c) Datos de proveedores y contratistas:

• Datos del representante legal y datos de contacto comercial
• Información bancaria para procesamiento de pagos

ECONTAINERS S.A.S. no recolecta datos sensibles en el curso ordinario de sus actividades comerciales.

6. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales se utilizan para:

• Atender y gestionar solicitudes de cotización y pedidos de productos y servicios.
• Ejecutar y cumplir los contratos de venta, alquiler y prestación de servicios.
• Gestionar la relación comercial postventa (garantías, soporte técnico).
• Enviar comunicaciones comerciales, boletines y promociones (con consentimiento).
• Realizar análisis estadísticos y de segmentación de mercado.
• Gestionar PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias).
• Cumplir con obligaciones legales, tributarias y contables.
• Prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo (SAGRILAFT).
• Mejorar la experiencia del usuario en el Sitio (análisis web, cookies).
• Registrar y gestionar la información en nuestro CRM (Zoho CRM).
• Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
• Direccionar la solicitud al asesor comercial de la zona geográfica correspondiente.

7. Bases de Legitimación del Tratamiento

• Consentimiento del titular: para comunicaciones comerciales y tratamientos no esenciales al contrato. Puede retirarse en cualquier momento.
• Ejecución de un contrato: para cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial.
• Obligación legal: para cumplir normas tributarias, comerciales y de prevención de lavado de activos.
• Interés legítimo: para la seguridad de las operaciones y prevención del fraude.

8. Encargados del Tratamiento (Terceros Procesadores)

Para cumplir las finalidades descritas, ECONTAINERS S.A.S. puede transferir o transmitir datos a los siguientes encargados:

• Zoho Corporation: CRM y herramientas de gestión comercial (India / EE. UU.).
• Google LLC: Analytics, publicidad digital, almacenamiento en la nube (EE. UU.).
• Meta Platforms: Publicidad digital y remarketing (EE. UU.).
• LinkedIn Corporation: Publicidad digital B2B (EE. UU.).
• Zoho SalesIQ: Chat en vivo y análisis de visitantes (India).
• Proveedores de TI: servicios de hosting, mantenimiento y desarrollo del Sitio (Colombia / EE. UU.).
• Entidades financieras: para el procesamiento de pagos.

Todos los encargados están sujetos a acuerdos de confidencialidad y procesamiento de datos que garantizan niveles de protección adecuados.

9. Transferencias Internacionales de Datos

Algunos encargados se encuentran fuera de Colombia (EE. UU., India, Unión Europea). Estas transferencias se realizan bajo las siguientes garantías:

• Acuerdos de procesamiento de datos (DPA) con cada proveedor internacional.
• Cláusulas contractuales estándar reconocidas por autoridades de protección de datos.
• Certificaciones de privacidad equivalentes (ISO 27001, SOC 2 u otras reconocidas).

Los datos transferidos se limitan a lo estrictamente necesario para cada finalidad específica.

10. Medidas de Seguridad

ECONTAINERS S.A.S. ha implementado medidas técnicas, organizativas y humanas para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, destrucción o alteración:

• Cifrado de datos en tránsito mediante HTTPS/TLS.
• Control de acceso por roles y autenticación multifactor para sistemas internos.
• Capacitación periódica del personal en protección de datos y ciberseguridad.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y contratistas.
• Uso de proveedores certificados (ISO 27001 o equivalente).
• Procedimiento de notificación de incidentes de seguridad a la SIC y a los afectados.

11. Tiempo de Conservación de los Datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y, en todo caso, durante los siguientes plazos mínimos:

• Clientes con contrato: 10 años desde la última transacción (obligaciones tributarias y comerciales).
• Prospectos sin contrato: 2 años desde el último contacto, o hasta que se retire el consentimiento.
• Registros de PQRS: 5 años desde la respuesta final.
• Colaboradores y contratistas: 5 años después de la terminación de la relación.
• Datos de geolocalización (IP): 1 año desde la recolección.

Vencidos estos plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados de manera segura.

12. Derechos de los Titulares

Como titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos, ejercibles de forma gratuita:

• Conocer: acceder a sus datos personales que obran en nuestras bases de datos.
• Actualizar y rectificar: solicitar la corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados.
• Suprimir: solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad informada, o cuando haya retirado el consentimiento (salvo que exista obligación legal de conservarlos).
• Revocar la autorización: retirar el consentimiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos.
• Acceder gratuitamente: obtener copia de sus datos al menos una vez al mes.
• Solicitar prueba de autorización: conocer la autorización que otorgó para el tratamiento.
• Ser informado: recibir información sobre el uso y finalidades del tratamiento.
• Oponerse: oponerse al tratamiento para fines de mercadeo directo o perfilamiento.
• Presentar quejas ante la SIC: si considera que se han vulnerado sus derechos.

13. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos (PQRS de Datos)

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, envíe su solicitud por escrito a:

• Correo electrónico: [email protected]
• Formulario web: econtainers.co/atencion-cliente
• Dirección física: Av Cra 45 # 106-71 Torre Econtainers Piso 7, Bogotá D.C.

Su solicitud debe incluir: nombre completo, documento de identidad, descripción de la petición y datos de contacto para la respuesta.

Términos de atención:

• Consultas: 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos: 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales.

Si la respuesta no se recibe en el plazo indicado, el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): www.sic.gov.co / Línea gratuita: 018000 910165.

14. Datos de Menores de Edad

ECONTAINERS S.A.S. no recolecta intencionalmente datos de menores de 18 años. Si identificamos que hemos recibido datos de un menor sin la autorización de sus padres o tutores, los eliminaremos de inmediato. Si usted es padre, madre o tutor de un menor y cree que hemos recibido sus datos, contáctenos a [email protected].

15. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

En cumplimiento del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015, ECONTAINERS S.A.S. ha inscrito sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

16. Modificaciones y Vigencia

Esta política puede ser modificada en cualquier momento. Los cambios serán publicados en el Sitio con al menos 10 días hábiles de anticipación. Para cambios sustanciales, notificaremos a los titulares por los medios de contacto disponibles.

La presente política rige a partir de mayo de 2026 y reemplaza todas las versiones anteriores.